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Mise en place d’une chaine éditique en entreprise

Mettre en place une chaine éditique, c’est-à-dire un système de gestion des flux documentaires, nécessite des étapes structurées. Modélisation du document, production et diffusion, archivage : chaque palier doit permettre de répondre aux enjeux d’interactivité avec les clients et les partenaires.

La gestion des flux documentaires

La vie d’une entreprise est rythmée par un ballet incessant de documents en tous genres : courriers aux clients, factures, bons de commandes… La gestion de ces flux documentaires mobilise des moyens humains et matériels importants que les entreprises tendent de plus en plus à optimiser.

Pour y parvenir, il est nécessaire de mettre en place une chaine éditique capable de satisfaire aussi bien les impératifs de quantité que de qualité. La conception ou la modélisation documentaire est la toute première étape.

La conception du document implique divers services de l’entreprise, du manager aux spécialistes informatiques, en passant par la communication. Dans cette première phase, il s’agira surtout de créer « la trame générale » du document, autrement dit les parties communes telles que le nom, l’objet social, le logo, mais aussi les zones personnalisées qui vont figurer sur chaque document de l’entreprise.

L’étape de production, elle, correspond à la génération de documents selon les formats convenus. Les formats et la personnalisation diffèrent d’un document à un autre et complexifient de ce fait la gestion de la production. Pour pallier ce problème, les entreprises utilisent le plus souvent un logiciel de gestion documentaire.

Pour ce qui est de la diffusion, celle-ci peut être effectuée via des courriers papier ou sous forme dématérialisée.

Les avantages multiples du logiciel GED

Aujourd’hui, il parait inconcevable de gérer les flux documentaires sans un logiciel dédié, en l’occurrence la GED (Gestion électronique des documents).

La GED procure non seulement des avantages opérationnels, mais contribue aussi à réduire sensiblement vos coûts. Mais quelles sont exactement les fonctions d’une GED ?

La GED est indispensable à chaque étape du cycle de vie du document. Ainsi, il va permettre en amont d’acquérir et de classer des documents en fonction de leur contenu, de leur provenance ou d’autres critères. Cette fonctionnalité va aussi faciliter la recherche ultérieure de documents.

D’autre part, la diffusion des documents sous forme dématérialisée est centralisée par la GED. De même, ce logiciel permet de gérer la publication automatique de contenus.

Amélioration de la productivité, recherche facilitée des documents, réduction des coûts d’exploitation, sécurisation des accès sont parmi les avantages de la GED.

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