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Paramétrer un logiciel de comptabilité : comment s’y prendre ?

Dès lors qu’une entreprise fait l’acquisition d’un outil informatique comme un logiciel comptable, la question du paramétrage s’avère inévitable de plus, celui-ci est très indispensable. Le présent article vous aide à guider sur la manière dont il faut procéder pour paramétrer un logiciel comptable.

Définition et personnalisation du plan comptable

Les logiciels de comptabilité en ligne ou les logiciels comptables incluent un plan comptable général ou PCG. Ce programme doit être en parfaite adéquation avec l’entreprise selon ses particularités. Le paramétrage d’un logiciel de comptabilité demande tout d’abord la sélection du plan comptable qui s’adapte au type d’entreprise en question. En guise d’illustration, les associations disposent des plans comptables spécifiques. Il en est pareil au sujet des sociétés commerciales ou les notaires, etc.

En fonction des modes de fonctionnement de l’entreprise, chaque poste du programme de comptes pourra être spécifié, surtout la racine du compte et son libellé. À titre d’exemple, quand une entreprise a ouvert de nombreux comptes courants différents au nom de ses membres, elle peut personnaliser la racine de son compte général 4551 propre aux associés et comptes courants. Ainsi, elle peut avoir un compte courant de Mme A (compte 45511) ou compte courant de Mme B (compte 45512), etc.

Quand un cabinet d’expertise comptable à Ixelles, Saint-Gilles et à Bruxelles réalise diverses transactions avec plusieurs tiers, principalement fournisseurs et clients, il est vivement conseillé de procéder à la création de comptes auxiliaires. En effet, au lieu que les flux soient rassemblés dans un seul compte (le compte 401 ou 411), ils seront éparpillés dans divers sous-comptes. À remarquer que ces comptes auxiliaires sont reliés à un compte général.

Paramétrage des guides d’enregistrement automatique

Les modèles de saisies pré-paramétrables font bénéficier d’un gain de temps considérable au moment de l’enregistrement des opérations. En effet, une simple manipulation depuis un document comme le journal permet de tous les appeler. Aussi, ils favorisent la réalisation automatique des tâches et diminuent grandement les risques d’erreur pour les enregistrements récurrents comme les acquisitions et cessions de biens, de marchandises, les frais de télécommunication, l’électricité ou encore les loyers.

Application du lettrage et des sauvegardes automatiques

Procéder au lettrage permet de rassembler chaque facture avec leur paiement respectif. Il permet également de s’assurer que tous les justificatifs clients sont bien récupérés et ceux des fournisseurs bien réglés. Quand la société envoie des récépissés de sommes différentes, il peut s’avérer opportun de recourir au lettrage automatique.

Pour un cabinet d’expertise comptable à Ixelles, la protection et la conservation des informations relatives à tous les comptes sont primordiales. En effet, l’établissement est amené à utiliser l’outil de maintenance informatique comme le logiciel comptable afin de pouvoir sauvegarder correctement et régulièrement les données. Si le logiciel le permet, il est aussi possible de planifier automatiquement toutes les données.

Configuration de plusieurs profils d’usagers

Quand la société est importante et qu’elle renferme de nombreux collaborateurs, elle doit privilégier la confidentialité à l’accès aux informations comptables. Elle est amenée à définir des droits d’accès pour limiter les utilisateurs de ses données comptables.

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